Dateifreigaben

Unter dem Menüpunkt [Dateien] - [Dateifreigaben] können die Dateifreigaben verwaltet werden.

Mit den Dateifreigaben ist es möglich, Ihre privaten Dateien jemandem zur Verfügung zu stellen. Derjenige bekommt dann eine E-Mail mit einem Link zur freigegebenen Datei. Diese kann der Empfänger dann nach Belieben bearbeiten oder herunterladen. Wird die Datei geändert, so erhält man unter dem Download-Link immer die aktuelle Version. Dies ist zum Beispiel vor allem bei Preislisten oder Terminkalendern von Vorteil. Nicht nur einzelne Dateien, sondern auch ganze Ordner können mit der Freigabe an jemanden übermittelt werden. Wählt man eine ganzes Verzeichnis zum Freigeben aus, wird dieses in ein ZIP-Archiv umgewandelt, welches der Empfänger dann downloaden und die darin enthaltenen Dateien wieder entpacken kann. Falls Sie die *.zip-Datei nicht öffnen können benötigen Sie ein Gratis-Tool, wie z.B. WinRAR. Das Freigeben von Dateien ist sehr vorteilhaft bei großen Dateien, welche per E-Mail nicht mehr versendet werden können. Sie kopieren die Datei in ihren Verpura Dateispeicher und geben Sie einfach frei.

Bei der Übersicht, wie im Bild dargestellt, hat man alle Dateifreigaben auf einem Blick zusammengefasst. Man sieht hier welche Datei bzw. welcher Ordner, aus welchem Verzeichnis, an wen und für welchen Zeitraum freigegeben sind. Man kann gegebene Freigaben auch ganz einfach und sofort wieder beenden.

Abbildung: Übersicht aller Dateifreigaben

Dateifreigabe anlegen

Ob Dokumente, Bilder oder Videos. Alle Arten von Dateien aus der persönlichen oder der firmenweiten Dateiverwaltung können für jemand Anderen freigegeben werden. Die persönliche Dateiverwaltung sollte nur für private Zwecke verwendet werden. Nur der angemeldete Benutzer kann auf diese Daten zugreifen, wobei hingegen bei der firmeinweiten Dateiverwaltung alle User des selben Clients, Daten schreiben und lesen können. Eine Dateifreigabe erstellt man ganz einfach, indem man bei der gewünschten Datei oder dem Ordner das Freigabe-Symbol anklickt.

Abbildung: Erstellen einer Dateifreigabe

In weiterer Folge erscheint eine Eingabemaske, bei der man den Empfänger der Freigabe eingeben muss. Hierzu wird dessen E-Mail-Adresse benötigt. Außerdem kann ein Ende der Freigabe eingestellt werden um dem Empfänger eine gewisse Zeit zu geben, die Datei zu bearbeiten oder anzusehen. Wird kein fixes Ende bestimmt, so wird genau ein Jahr als Standardwert angenommen. Optional kann auch noch eine Textnachricht hinterlassen werden, welche der Empfänger dann beim Abschluss der Freigabe erhält, dies kann z.B. eine Beschreibung der Datei oder eine Kontaktaufnahme mit dem Empfänger sein.

Abbildung: Dateifreigabe senden

Wird die Freigabe gesendet, wird im Hintergrund eine E-Mail generiert und dem Empfänger übermittelt. Diese E-Mail enthält dann einen Link, wo die freigegebene Datei entweder direkt angesehen oder heruntergeladen werden kann. Dieses Tool ist besonders praktisch bei der Übermittlung von großen Dateien, z.B. Einladungen, Urkunden oder Fotos, welche auf dem Online-Speicherplatz von Verpura abgelegt sind.