CRM: Rundschreiben an ausgewählte Kontakte

Rundschreiben

Rundschreiben können im Menü [Kontakte] - [Rundschreiben] erstellt werden.

Rundschreiben können Sie nutzen um beispielsweise personalisierte E-Mails an Ihre gesamten Kontakte zu senden. Um ein neues Rundschreiben zu erstellen, müssen Sie alle mit Sternchen gekennzeichneten Felder ausfüllen. Anschließend können Sie einige zusätzliche Einstellungen vornehmen. Unter anderem ist es möglich das Firmenlogo in die E-Mail einzubinden, auch weitere Dateien können Sie an die E-Mail anhängen. Um sicher zu gehen, dass Ihre E-Mail exakt so formatiert ist wie Sie wollen, können Sie sich eine Testmail senden lassen.

Abbildung: ein neues Rundschreiben erstellen

Die Maske zum Hinzufügen von Empfängern:

Abbildung: einen Empfänger hinzufügen

Schlussendlich müssen Sie die Empfänger des Rundschreiben auswählen. Es besteht die Möglichkeit zwischen Lieferanten, Kunden, Interessenten usw. auszuwählen. Weiters können Sie die Empfänger mittels Filter einschränken, um beispielsweise nur Lieferanten aus einem bestimmten Gebiet eine E-Mail zu senden. Wenn Sie ein Massenmail an viele Empfänger versenden können Sie auf der letzten Seite zusehen wie die Emails versendet werden.

Nach der Auswahl ihrer Empfänger nach Kriterien können Sie noch einzelne Empfänger heraus nehmen bzw. „händisch“ weitere hinzufügen. Weiters wird ihnen das Email noch in einer Vorschau angezeigt.

Abbildung: Rundschreibenvorschau

Hinweis: Fast alle Tabellen in Verpura können mit Hilfe eines Suchfelds durchsucht werden. Beachten Sie dass Verpura auch Teilbegriffe findet, d.h. wenn Sie den Begriff „Mustermann“ in einer Zeile in der Tabelle haben wird das mit dem Suchbegriff „Muster“, „mann“ oder auch „usterma“ gefunden werden.

Abbildung: Erweiterte Suchoptionen

Mit einem Klick auf „Erweiterte Suchoptionen“ können Sie in der sich öffnenden Box die Suche auf bestimmte Spalten der Tabelle einschränken. Wählen Sie dazu einfach die Spalten aus. Mit Hilfe der Steuerungs-Taste (Strg/Ctrl) ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.

Außerdem können Sie die Tabelle mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften nach dieser Spalte aufsteigend bzw. mit einem zweiten Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift absteigend sortieren.

Abbildung: Spaltenüberschriften

Am Ende der Tabelle haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Inhalt der Tabelle als CVS, Excel, XML oder PDF-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie verwenden um die Daten aus einer Tabelle dann beispielsweise in anderen Programmen zu importieren, in Excel zu editieren usw.

Abbildung: Datenexport

Nach einem Klick auf Senden werden die Emails versendet. Wenn der Mailserver ein Email nicht versenden kann sehen Sie hier die Fehlermeldung. Wenn es viele Emails sind die versendet werden können Sie hier den Versand beobachten. Es werden in etwa 600 Emails pro Minute versendet.

Und so sieht dann z.B. ein fertig versendetes Email in einem Emailprogramm aus.

Abbildung: fertig versendetes Rundschreiben

Das Grundlayout des Emails kann angepasst werden. Nähere Informationen finden Sie hier. Aber Sie können auch uns kontaktieren um hier Änderungen vornehmen zu lassen.