Налаштування

У пункті меню [Старт] - [Налаштування] Ви можете задавати налаштування Verpura. Загалом налаштування програми можна здійснювати у чотирьох пунктах меню:

• [Старт] ‑ [Основні дані]:  тут можна змінювати основні дані Вашої фірми.
• [Старт] ‑ [Редагувати профіль]:  тут можна змінювати основні дані вже зареєстрованого користувача.
• [Старт] ‑ [Налаштування]:  тут можна змінювати основні налаштування для Вашої фірми. На Ваше прохання ми приховаємо цей пункт меню від користувачів.
• [Старт] ‑ [Адмін]:  за допомогою цього пункту меню можна вводити нових користувачів та змінювати їхні права. Якщо цей пункт у Вас відсутній, а Ви хотіли б його мати, зв'яжіться з нами.

Можливості налаштування Verpura постійно розширюються; якщо Вам бракує тієї чи іншої функції налаштування, зв’яжіться з нами. Пакет Verpura Преміум ми зможемо змінити спеціально до особливих потреб Вашої компанії та пристосувати її до роботи з необхідними для Вас програмами. Ми радо надамо Вам усю необхідну консультацію.

У Verpura рахунки-фактури можна пересилати електронною поштою. Відповідні налаштування можна здійснити у пункті «Налаштування електронної пошти».

Для того, щоб найоптимальніше використати екран Вашого комп’ютера, Ви можете налаштувати Verpura так, що рядок меню з’являтиметься лише за натискання мишкою на маленький значок Verpura зліва вгорі. Щоб задіяти внесені зміни, Ви повинні їх зберегти та перезавантажити сторінку.

У способах платежу Ви можете задавати загальні параметри знижок. Ці значення можна змінювати для конкретних контактів, проектів, оферт і т.ін. Verpura завжди намагається використовувати найвідповідніші значення, але їх завжди можна змінити навіть у рахунках-фактурах.

Додаючи новий товар, Ви можете зґенерувати штрих-код. У налаштуваннях зафіксовано різні варіанти кодувань, з яких найпоширеніші — європейський товарний код EAN (European Article Number) та універсальний код товару UPC (Universal Product Code).

У закладці «Нагадування про сплату боргу» є кнопка, натисканням якої Ви потрапляєте на сторінку з основними налаштуваннями Ваших нагадувань. Тут можна змінювати загальне відтермінування для всіх нагадувань, суму блокування, розмір пені та текст для кожного рівня нагадування. У тексті нагадування є стандартні дані, які не можна змінювати. Наприклад, у шаблон «Шановний/а {ім'я_отримувача}!», замість змінної «{ім'я_отримувача}», програма підставить ім’я отримувача. Для кожного нагадування можна задати різні крайні терміни оплати та величину пені, причому останню можна встановити у відсотках від заборгованої вартості. Майте на увазі, що вимагати можна не більше, ніж це встановлено законом.

У Verpura є чотири рівні нагадування – четвертий рівень передбачає передачу даних до колекторського агенства.

У програмі є також пункт «HTML Stylesheet групової розсилки». Verpura може розсилати персоналізовані повідомлення визначеним Вами групам осіб. Цю можливість Ви знайдете в меню [Контакти] - [Розсилка]. Така функція передбачена лише в пакетах Verpura Business та Premium. Стильовий файл містить стандартні HTML команди. Якщо Ви на маєте достатніх знань у сфері IT, ми Вас проконсультуємо. У файлі використано спеціальні показники, які не потрібно змінювати, щоб послуга функціювала без проблем. Якщо Ви не хочете використовувати у своєму повідомленні такі показники, їх можна видалити. Отож існує два шаблони на вибір для тексту повідомлення групової розсилки.

У наступній вкладці Ви можете задати стандартний транспортний тариф та відповідну ставку ПДВ. Збережіть усі зміни натисканям кнопки «Зберегти налаштування». За стандартні для нового облікового запису Verpura бере значення, законодавчо встановлені Відділом регулювання дорожніх зборів Федеративної Республіки Австрії. Ви можете задати інші значення; їх можна також змінювати ще й в проекті.

Якщо Ви хочете, щоб програма повідомляла Вас електронною поштою про те, що певний запас товару на складах вичерпується, вкажіть на цій сторінці відповідну електронну адресу. Якщо ж Ви не хочете отримувати такі попередження, залишіть це вікно пустим та не зазначайте нижньої межі запасів товару.

У меню «Ціна / Цінові стратегії» Ви можете визначати ціни або витрати під час занесення товарів до системи. Товари на Ваших складах можуть мати змінні ціни закупівель і продаж. Тут Ви можете вказати, як визначати ціни для товарів на Вашому складі. Це вплине на звітний кошторис проектів.

Ви маєте можливість змінювати одиницю обліку робочого часу (від 1 до 60 хвилин). Від Ваших домовленостей із клієнтом залежить, чи час буде обраховано дуже детально, чи його буде заокруглено в більший чи менший бік.

Ви також можете придумати власний рекламний текст для створюваних PDF-файлів. Це може бути, наприклад, чинна оферта чи повідомлення про подію, які з’являтимуться на кожному зґенерованому формулярі.

Наступна можливість — завантаження логотипу. Завантаживши Ваш фірмовий логотип, Ви зможете вставляти його в усі стандартні PDF-файли. Також можливо повністю підлаштувати створювані формуляри до прийнятих у Вашій компанії стандартів.

У наступному рядку Ви можете завершити поточний звітний рік. Після натискання на «Завершити фінансовий рік» та підтвердження Вашого вибору до записів старого звітного року не можна буде додати жодних ділових угод чи документів. Якщо Ви зробили це помилково, зв'яжіться з нами, і ми виправимо помилку.

Майте на увазі, що нові ділові записи можна буде внести лише після початку нового фінансового року, причому їх буде пронумеровано підряд, без жодних пропусків. Також можна створити неповний фінансовий рік. Окрім цього, Ви можете задати початковий номер для Ваших рахунків-фактур, оферт і т.ін. — наприклад, щоб першим номером рахунка був номер 1001.

Якщо Ви — адміністратор Вашого облікового запису або маєте права адміністратора, то побачите також вікно, у якому зможете налаштувати країну та валюту для рахунків. Як показано у застереженні на поданому малюнку, так Ви зміните всі задані податкові ставки, категорії документів та символ валюти. Перш ніж Ви активуєте всі зміни, система Вас перепитає, чи Ви справді хочете їх зробити.

У поданій далі закладці Ви можете змінити стандартні шаблони ваших PDF документів.

У налаштуваннях Ви можете також створювати власні текстові блоки. Ці тексти можна використовувати в офертах або у заголовках рахунків-фактур. Це зекономить Вам час та дозволить використовувати ті самі тексти, не вводячи їх щоразу знову. У формулярах-зразках для рахунків-фактур чи оферт Ви також можете використовувати частини інших блоків та відповідно редагувати їх.

У вікні основних даних Ви побачите таке:

У меню [Старт] - [Основні дані] Ви можете змінювати основні налаштування Вашого «клієнта». Клієнт може мати одного або багатьох користувачів. Цей клієнт представляє Вашу фірму, тому тут Ви повинні подати адресу, а також контактну особу з Вашої фірми. Такі дані можна буде побачити на кожному рахункові-фактурі, оферті і т.ін.! Далі Ви також можете змінити Ваші банківські реквізити, наприклад ідентифікаційний номер платника ПДВ. Такі номери уніфіковані для всього Європейського Союзу, і вони забезпечують прозорість товарних та грошових потоків. Як подати заявку на отримання європейського ідентифікаційного номера платника ПДВ, дізнайтесь на www.bmf.gv.at.

Міжнародний номер банківського рахунку IBAN (International Bank Account Number) — це міжнародний банківський рахунок, який подають на банківській виписці або он-лайн у даних телебанкінгу. Банківський ідентифікаційний код BIC (Bank Identifier Code) — це міжнародна коротка назва банку, необхідна для розрахунків із іноземними банками. Ваші банківські рахунки, як і адреса та контакти Вашої фірми, будуть вказані на кожному створеному документі.

Ви можете також експортувати Ваші дані із файлового накопичувача або із бази даних. Більше про це в «Експорт даних».

Окрім того, Ви також можете змінювати податкові ставки для модуля управління товарами. За стандарт беруть офіційно затверджені податкові ставки у Вашій країні. Якщо ж Вам потрібні інші податкові ставки, Ви їх можете додати або просто відредагувати, натиснувши на символ лупи.

У меню [Старт] - [Редагувати профіль] Ви можете редагувати налаштування профілю користувача:

Тут Ви можете редагувати власний профіль користувача. Подайте ім’я та адресу; для планування часу Ви можете внести терміни особистої відпустки сюди. Також Ви можете використовувати у Verpura зовнішній сервер електронної пошти. У пункті меню «Розширені налаштування веб-пошти» Ви можете вказати всю потрібну для цього інформацію; якщо Вам потрібна допомога, зв'яжіться з нами!

Адмін

Цей модуль використовують також для того, щоб керувати всіма користувачами клієнта. Ви можете ввести нового користувача, видалити вже наявного або редагувати його права у Verpura. Таким чином Ви визначите, які модулі Verpura користувач може застосовувати. Якщо Ви видалите наявного користувача, насправді він не зникне цілком: усі його дані будуть збережені у базі даних. Сам користувач уже не зможе зайти у Verpura, проте Ви зможете згодом відновити його у системі. Форму управління користувачами ви знайдете в меню [Старт] - [Адмін]. Цей модуль доступний лише для тих користувачів, які мають право управляти базою клієнтів Verpura.

Якщо Ви натиснете на [Адмін], то побачите форму для редагування. Всі користувачі клієнта перераховані на цій сторінці; унизу Ви побачите три кнопки: «Створити нового користувача», «Видалити користувача», «Відновити видалених користувачів». За допомогою цих кнопок можна додавати, видаляти і відновлювати облікові записи користувачів.

Щоб додати новий обліковий запис користувача, Ви повинні заповнити всі обов’язкові поля формуляра. Після того, як створили новий запис, Ви знову повертаєтеся до списку облікових записів користувачів, а новий обліковий запис з’явиться наприкінці цього списку. У Verpura існують обмеження на кількість облікових записів користувачів: кожен клієнт може мати щонайбільше 25 активних користувачів (усі видалені облікові записи користувачів програма не розглядає як активні).

Ви повинні поставити галочки навпроти облікових записів усіх користувачів, які хочете видалити. Після видалення облікових записів користувачів програма більше не висвітлюватиме інформацію про них в огляді облікових записів користувачів.

Відновлення видаленого облікового запису користувача схоже до видалення активного облікового запису користувача.

Якщо Ви натиснете на обліковий запис користувача у вікні огляду користувачів, то розгорнете форму, яка показує всі модулі, до яких цей користувач може мати доступ. Якщо модуль позначений пташкою, то користувач має до нього доступ і може ним користуватися. У цьому вікні Ви можете задавати права доступу: позначивши пташкою якийсь модуль, Ви надасте користувачеві право користування цим модулем, а забравши пташку, позбавите доступу до нього. Наприклад, якщо Ви зняли пташку біля «Модуль рахунків» і зберегли зміни, то користувач у своєму наступному вході до Verpura не зможе більше користуватися цим модулем.