ERP: Замовлення постачальнику

Замовлення постачальникові / вихідні замовлення

Модуль Verpura замовлень постачальникові допомагає Вам легко сформувати замовлення Вашим постачальникам. Ви можете, наприклад, скористатися з фіксованих знижок Ваших постачальників та відразу видрукувати створений формуляр замовлення. Знижки можна закласти окремо для різних категорій товарів чи різних постачальників. Таке замовлення можна також зґенерувати безпосередньо з розробленої Вами оферти. Зокрема, Ви можете замовити потрібні товари у постачальників, якщо отримали додаткове замовлення на оферту від клієнта. Окрім того, Ви можете створити за допомогою Verpura запит про ціни. За допомогою цього модуля Ви матимете у полі свого зору усі Ваші замовлення.

Цей модуль Ви знайдете у [Товари] - [Замовлення постачальникові]. У вікні Ви побачите список усіх відкритих вихідних замовлень, а також кнопки створення нового вихідного замовлення та перегляду архіву вхідних замовлень, який містить усі Ваші виконані постачальникам замовлення.

Малюнок: Перегляд вхідних замовлень

Підказка: майже у всіх таблицях у Verpura можна здійснювати пошук за допомогою поля пошуку. Зауважте, що Verpura відображає також часткові збіги — це означає, що рядок таблиці зі словом "Mustermann" буде знайдений пошуком за ключовими словами "Muster", "mann" або "usterma".

Малюнок: Розширений пошук

Натисканням на "Розширений пошук" можна обмежити пошук лише серед певних стовпців таблиці. Вибір кількох стовпців можливий за допомогою клавіші Control (Ctrl).

Можна також упорядкувати таблицю за значеннями котрогось із стовпців натисканням на відповідний заголовок. При першому натисканні таблиця буде впорядкована за зростанням значень у вибраному стовпці, при другому — за спаданням.

Малюнок: Заголовки колонки

Останній рядок таблиці дає можливість експортувати її вміст у CVS, Excel, XML або PDF формати. Ці файли можна потім, наприклад, імпортувати в інші програми або редагувати в Excel тощо.

Малюнок: Експорт даних

Створити замовлення постачальникові

Для того, щоб створити нове вихідне замовлення, натисніть в меню [Товари] - [Вихідні замовлення] на кнопку «створити вихідне замовлення» або зґенеруйте його з оферти за допомогою крайньої правої кнопки в «огляді оферт». Уведіть у відкритому формулярі складське приміщення, куди потрібно доставити це замовлення, статус замовлення і дату його створення.

Малюнок: Створити нове вихідне замовлення

Опрацювати вихідне замовлення

Натиснувши в огляді вихідних замовлень [Товари] - [Вихідні замовлення] на одне із створених Вами замовлень, Ви зможете його відредагувати. Вгорі можна змінити основні дані (склад, статус замовлення та дата створення) та підтвердити зміни кнопкою «змінити вихідне замовлення».

Малюнок: Редагування вихідного замовлення

Посередині сторінки Ви можете додати до цього вихідного замовлення товари, які хочете замовити. Пам'ятайте, що додати можна тільки ті товари, для яких зазначено постачальника.

Малюнок: Додавання товарів

Внизу сторінки Ви можете переглянути Ваше вихідне замовлення. Ви можете додати до кожного товару та постачальника короткий коментар, за потреби – нові погоджені ціни або знижку та зберегти зміни, натиснувши на праву кнопку в рядку. Якщо Ви зазначите у вікні вибору іншого постачальника, то поля «актуальні витрати» та «актуальна знижка» автоматично оновляться з налаштувань товарів та постачальників. Загальна сума замовлення буде вирахувана автоматично.

Малюнок: Вихідне замовлення

Запити про ціни

Ціни багатьох постачальників постійно змінюються, а тому часто виникають ситуації, коли при замовленні у постачальника великої кількості одного товару Ви можете отримати невелику знижку. Саме тому у Verpura передбачена можливість автоматично із замовлення запити про ціни одному чи кільком Вашим постачальникам.

Для цього після введення усіх товарів замовлення натисніть на кнопку «ґенерувати запит про ціни» в детальному огляді вихідного замовлення та виберіть постачальника, якому Ви хочете послати запит про ціни.

Підказка: У вікні з’являться тільки ті постачальники, які вказані у програмі як постачальники заданих товарів!

Малюнок: Огляд постачальників

Після цього змініть адресу і / або відправника, який має бути зазначений у запиті про ціни, та натисніть на «створти PDF».

Малюнок: Кінцеві зміни

Тепер Verpura створить PDF-файл, який Ви можете видрукувати чи зберегти і потім вислати постачальникові звичайною чи електронною поштою. Запит про ціни відрізняється від вихідного замовлення тим, що там не вказані ціни. Ви можете також закласти цілком інший шаблон запиту.

Малюнок: запит ціни у форматі PDF

Підказка: Для того, щоб створені у Verpurа документи відповідали документообігу Вашої фірми, Ви можете завантажити в меню "Налаштування" свій фірмовий логотип. Якщо Ви хочете ще більшої індивідуалізації, то всі PDF–документи, що створює Verpura, можна підлаштувати під Ваш індивідуальний шаблон. Для цього зв’яжіться з нами.

Усі ці налаштування Ви можете зробити самостійно. Для цього увійдіть в меню [Стартова] - [Налаштування] в блок [Редагувати стандартні шаблони] на сторінку управління шаблонами:

Тут розміщені шаблони для всіх PDF–файлів, створених у Verpura. Ви маєте доступ до усіх стандартних шаблонів Verpura та до актуальних шаблонів. Їх можна редагувати і відразу тестувати.

Verpura створює PDF–файли за допомогою перетворення XSL; шаблон при цьому визначає семантика форматування з Formatting Objеcts (FO). Більше інформації Ви можете знайти тут. Файл XML з корисною інформацією та стильовий файл Stylesheet ґенерують PDF-файл. Є також платні редактори, які можуть допомогти при створенні документів. Існує такий редактор, інтегрований, наприклад, в www.altova.com/XMLSpy.

Файл XML з корисними даними (наприклад дані рахунків)

Файл XML з шаблоном (XSL-Stylesheet)

згенерований формуляр PDF (наприклад готовий рахунок)

Файл XML з корисними даними виглядає так (скорочено):

Малюнок: Файл XML з корисними даними

Відповідний стильовий файл XSL-Stylesheet виглядає так (скорочено). У ньому подані покликання xslvalue-of, які показують, що з цієї позиції повинен бути доданий вміст із верхнього файлу XML.

Малюнок: Відповідний файл XSL-Stylesheet (скорочено)

Із таких двох файлів Verpura створить готовий PDF–шаблон. Файл XSL можна відредагувати і протестувати зміни, перш ніж зберегти їх за допомогою кнопки «Використати Ваш шаблон». Перед редагуванням потрібно зберегти останню функційну версію, щоб мати змогу повернутися до неї на випадок невдалих змін.

Після отримання відповіді від Вашого постачальника на запит про ціну Ви можете зберегти ці дані в замовленні. Перейдіть до детального перегляду і виберіть продукт та постачальника. Тепер Ви можете внести ціну одиниці товару, загальну ціну або знижку чи додатково створити невеликий коментар. Після цього натисніть на кнопку «Зберегти» справа у поточному рядку.

Малюнок: Замовлення постачальникові

Вислати замовлення

Після того як Ви вирішили, який товар і в якого постачальника замовляти, Ви можете створювати вихідне замовлення та відсилати його.

Для цього натисніть на кнопку «створити вихідне замовлення» та знову виберіть постачальника.

Малюнок: Огляд постачальників

У наступній формі, як і в запиті про ціни, Ви можете змінити відправника або адресу постачальника і вгорі вибрати, які товари замовити у цього постачальника.

Малюнок: Створення замовлення постачальникам у форматі PDF

Verpura створить PDF-файл, який Ви можете видрукувати чи зберегти і потім вислати постачальникові звичайною чи електронною поштою.

Товари, вже замовлені в іншого постачальника, не можна більше редагувати в детальному огляді вихідного замовлення, і вони більше не будуть відображені у виборі товарів для замовлення іншому постачальникові.

Закрити замовлення

Якщо певні товари доставлено, це можна відобразити у Verpura, натиснувши на кнопку «доставлено».

Малюнок: Позначення товару як доставленого

Якщо Ви відзначите товар як доставлений, це врахує модуль управління складськими запасами, тобто запаси цих товарів на складі збільшаться на відповідну кількість.

Якщо товар не доставлено через надто довгий час очікування, Ви дуже легко можете його видалити із замовлення натисканням кнопки «видалити».

Складські запаси

Наступна діаграма показує, які модулі VERPURA змінюють запаси товарів. У VERPURA можна окремо відображати запаси кожного складського приміщення. Тому хоча у центрі діаграми вказано «Склад», відстежувати запаси можна за окремими товарами та складськими приміщеннями.

Складські запаси зменшуються, коли Ви створюєте проект з оферти і вписуєте до нього відповідні товари:
Товари також списують із складу при створенні рахунка-фактури з оферти. У випадку скасування рахунку-фактури усі зазначені у ньому товари повернуть до запасів.
Запас товарів на складі зменшиться також, коли їх зарезервувати у проекті:

У випадку скасування рахунка-фактури проекту зазначені у ньому товари знову додадуть до запасів складу.
Функцію замовлення у постачальника використовують, щоб замовити товари від постачальників і автоматично врахувати їх у модулі Verpura «управління товарами». Ці товари будуть зараховані на склад, коли стан замовлення у постачальника буде змінено на «завершено».
Товари списують із складських запасів за зміни стану замовлення покупця на «відправлено/ виконано».
У модулі «Управлінні товарами» Ви можете змінити складські запаси у рядку «додати або змінити складські запаси»:

Щоб збільшити залишок товарів, введіть додатне число в полі «Кількість», а щоб зменшити — від'ємне.
Товари списують зі складу також у випадку готівкових продаж чи створення рахунка клієнта. За скасування рахунка товари зарахують назад на склад.
Товари із накладної спишуть зі складу, як тільки Ви зміните статус накладної на «відіслано».

Додатково до програми Verpura Ви можете використовувати розробку компанії Sermocore, що дозволяє передавати фірмі у цифровому вигляді усі документи (рахунки, пропозиції, накладні, замовлення і т.ін.). Ця фірма може завантажувати їх автоматизовано у свої програми. Формат даних можна при цьому змінювати на той, який використовує Ваша фірма-партнер. Ця можливість — додатковий модуль від Verpura; зв'яжіться з нами для його встановлення.