ERP: Kontabiliteti Online - Nxjerrja e Faturës si PDF

Faturimi

Faturimi është komponentë thelbësore e Verpurës. Pothuajse çdo kompani duhet ta bëjë këtë shpesh - kështu që është shumë e rëndësishme që kjo të bëhet lehtësisht. Kompanitë janë të ndryshme dhe shpesh ekzistojnë disa lloje të faturave brenda një kompanie. Pra, në Verpura janë shumë mënyra të ndryshme për të krijuar një faturë të integruar. Ideja themelore është ajo se ne përpiqemi të ofrojmë mundësinë për të lëshuar fatura për dokumentet tashmë të krijuara (oferta, fletë-dërgesa, projekti, urdhëri i klientit, etj). Nga fatura atëherë mund të krijohen kredi ose pagesë-përkujtesa.

Procesi i shitjes mund të përfaqësohet lehtësisht nga piramida e CRM.

Krijimi i një fature

Verpura ju ofron shumë mënyra të ndryshme për të krijuar fatura:

verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsanlegung

Ilustrim: Mundësitë e ndryshme të krijimit të faturave

Një urdhër-liferim mund të gjenerohet nga një blerje e klientit. Një faturë pastaj mund të gjenerohet nga ky urdhër-liferim (shih vijën 5).
Një ofertë gjithashtu mund të gjenerohet nga një blerje e klientit. Një faturë pastaj mund të përdoret për të gjeneruar një faturë përsëri (shih vijën 8). Një ofertë gjithashtu mund të përdoret për të gjeneruar një projekt (shih vijën 10). Nga ana tjetër, një faturë mund të gjenerohet nga një projekt (shih vijën 9).
Një faturë mund të gjenerohet direkt nga një blerje e klientit. Për këtë qëllim, mund të hiqen pozicionet individuale ose të shtohen pozicionet shtesë.
Ju gjithashtu mund të krijoni një faturë direkt tek një klient.
Ju mund të krijoni një faturë direkt nga një urdhër-liferim. Për këtë qëllim, mund të hiqen pozicionet individuale ose të shtohen pozicionet shtesë.
Ju gjithashtu mund të krijoni një faturë anonime. Kjo pastaj paguhet pas krijimit, kështu që kjo është menduar për klientelën tipike në kalim e sipër.
Gjithashtu mund të krijoni një fletë-dërgesë nga një ofertë. Pastaj mund të krijoni një faturë nga fletëngarkesa (shih vijën 5). Megjithatë, është gjithashtu e mundur të krijoni një faturë nga oferta (shih vijën 8). Ose me anë të një rruge të tërthortë nëpërmjet një projekti - shih linjat 10 dhe 9. Nëse një fletë-dërgesë është krijuar nga një ofertë, pozicionet individuale mund të hiqen gjithashtu.
Një faturë mund të krijohet nga një kuotim. Për këtë qëllim, mund të hiqen pozicionet individuale ose të shtohen pozicionet shtesë.
Një faturë mund të gjenerohet nga një projekt. Është gjithashtu e mundur të gjenerohen disa fatura për një projekt. Në projekt mund të shihni se cilat pozicione tashmë janë faturuar. Për këtë qëllim, mund të hiqen pozicionet individuale ose të shtohen pozicionet shtesë.
Një projekt mund të gjenerohet nga një ofertë. Kjo është veçanërisht e dobishme kur faturat e shumta duhet të shkruhen për një ofertë, ose nëse, për shembull, për t'u faturuar sipas shpenzimeve aktuale.

Krijimi i një fature do të thotë që një faturë gjenerohet automatikisht. Natyrisht që faturën mund ta përshtatni, shtoni ose hiqni pozicionet e listave të setit, produktet, shërbimet ose regjistrimet kohore të përcaktuara me çmime dhe zbritje etj, para se të krijoni më në fund faturën.

Faturat mund të shihen dhe menaxhohen në menunë [Faturimet].

Ilustrim: Pasqyra e faturave

Menaxhoni faturat online në Verpura. Verpura bën dallimin midis tri llojeve themelore të faturave: faturat nga projektet ose ofertat, faturat për kontaktet ekzistuese si dhe faturat e shitjes me para të gatshme. Moduli i faturës ju ofron mundësi të shumta. Mund të krijoni fatura, të krijoni fatura kolektive dhe të krijoni fatura për kuotimet. Ju gjithashtu mund t'i radhisni faturat sipas statusit (p.sh. e hapur, anuluar, jo e plotë, etj.). Ekziston edhe mundësia për të gjeneruar automatikisht faturat e përsëritura.

Kushtet e pagesës

Ekzistojnë disa mënyra për të përcaktuar kushtet e pagesës si data e faturimit, zbritjet, etj.:

Vetitë

Ju mund të përcaktoni parametrat e përgjithshme të kushteve të pagesës tuaj në menunë [Fillo] - [Vetitë] në tabularin "Modalitetet e pagesës":

Kontaktet

Përveç kësaj, ju mund të specifikoni mënyra të ndara të pagesave për secilën prej kontakteve tuaja. Për ta bërë këtë, klikoni në një nga kontaktet tuaja në menunë [Kontaktet] - [Pasqyra] dhe hapni tabularin "Kushtet e pagesës":

Po ashtu, ju këtu mund të specifikoni që një klient do të marrë një zbritje në një kategori të veçantë të produktit. Kushtet e parazgjedhura të pagesës për klientët e rinj janë kushtet nga Parametrat.

Marrëveshjet

Ju keni mundësinë e përcaktimit të zbritjes totale të një oferte duke futur atë në fund të faqes në tabularin "Totali":

Ju gjithashtu keni opsionin për ta futur një zbritje të ndarë për çdo rresht ofertash:

Mos harroni të ruani ndryshimet e çdo rreshti duke klikuar në butonin 'Ruaj' në të djathtë!

Projektet

Ju gjithashtu mund të përshtatni veçoritë e pagesës për çdo projekt. Në menunë [Projektet] - [Pasqyra], klikoni mbi një projekt dhe shkuani ato në tabularin "Veçoritë e pagesës":

Termet dhe kushtet e klientit janë marrë përsipër si kushte të parazgjedhura për projekte të reja.

Parametrat e zbritjes zbatohen në shumën totale të të gjitha faturave të gjeneruara nga ky projekt.

Regjistrimet e projektit

Po ashtu, ju keni opsionin të vendosni një zbritje të ndarë për çdo produkt ose shërbim të regjistruar në projekt:

Ju keni mundësi për të vendosur ose një përqindje, ose një zbritje fikse. Mos harroni të ruani ndryshimet tuaja me një klikim në ikonën e ruajtjes.

Faturat

Gjatë krijimit të një fature, ju gjithashtu keni mundësi të rregulloni sërish termet e pagesës. Këtë mund ta specifikoni në tabularin "Kufizimet":

Parametrat e paracaktuara për faturë merren nga parametrat e projektit në rastin e një fature të projektit, nga parametrat e klientit në rastin e një fature të përsëritur të klientit, dhe nga parametrat e parave të gatshme në rastin e një fature të shitjes me para të gatshme.

Këshillë:Pothuajse të gjitha tabelat në Verpura mund të kërkohen duke përdorur kutinë e kërkimit. Vëni re se Verpura gjithashtu gjen fjalë të pjesshme. P.sh nëse e keni fjalën "Mustermann" në një rresht në tabelë atëherë atë mund ta gjeni vetëm mekërkimin e fjalës "Muster", "mann" apo edhe "usterma".

Ilustrim: Kërkimi i zgjeruar

Duke klikuar në "Kërkim i Zgjeruar" ju mund ta kufizoni kërkimin tuaj vetëm në disa kolona në tabelë. Ju keni nevojë vetëm t’i selektoni kolonat dhe poashtu selektimi i kolonave të shumëfishta është i mundur me Çelësin e Kontrollit (Ctrl).

Gjithashtu, ju mund ta filtroni tabelën duke klikuar në njërin nga kryetitujt e kolonës. Me një klikim kolona do të selektohet për ngritje, ndërsa me dy klikime kolona do të selektohet për zbritje.

Kryetitullli i kolonës

Në fund të tabelës, ju gjithashtu keni mundësi të eksportoni përmbajtjen e tabelës si skedar CVS, Excel, XML ose PDF. Ju mund t'i eksportoni nga një tabelë në Verpura dhe pastaj t’i importoni ato Brenda programeve tjera ose t’i ndryshoni në Excel, etj.

Ilustrim: Eksportimi i të dhënave

Fatura e shitjes me para të gatshme

Nën Menu [Regjistrimet] - [Paratë e gatshme] ju keni mundësinë të krijoni një faturë për një klient anonim. Kjo është e përshtatshme p.sh. për krijimin e faturave për shitësit “endacak”.

Ilustrimi: Shitja me para të gatshme

Ju do të gjeni artikuj dhe shërbime në zonën e sipërme të cilat mund t’i regjistroni duke klikuar mbi produktet ose shërbimet në faturën e shitjes me para të gatshme. Shkruaj sasinë në maskën e mëposhtme dhe konfirmoni regjistrimin tuaj.

Për produktet do të keni 2 butona të tjerë:

• Shto si një dhuratë falas nga shitësi: Kjo përdoret për të tarifuar veprimet që ofroni, të tilla si 5 + 1 Pa pagesë. Ju bleni 5 produkte normalisht dhe 1 produkt vjen si një dhuratë falas.

• Shto si një dhuratë falas nga furnitori: Për dallim nga veprimet e ofruara nga ju, mund të kaloni në veprimet e ofruara nga furnitori tek klientët tuaj. Në kontrast me dhuratën falas nga tregtari, ju paguani këtu në një veprim falas 5 + 1 vetëm 5 nga 6 mallrat.

Nëse i keni shtuar të gjitha produktet në faturë, klikoni në butonin "Krijo faturë" në fund të faqes. Vazhdoni për ta kompletuar faturën.

Llogaria e klientëve të rregullt

Nëse dëshironi të krijoni një faturë për një nga kontaktet tuaja ekzistuese, pa faturimin e artikujve përmes një projekti, etj. shkoni në menunë [Regjistrimet] - [Faturat dalëse].

Pastaj zgjedhni "shto fatuën e klientit".

Ilustrim: Zgjedhni fatura-për-palën

Pjesa tjetër e procesit kur krijohet një faturë e përsëritur e konsumatorit korrespondon me procesin kur krijohet një faturë për shitjen me para të gatshme.

Fatura e projektit

Për të tarifuar produktet, shërbimet dhe regjistrimet kohore të regjistruara për një projekt, klikoni në butonin "Krijo faturë" nën menunë [Regjistrimet] - [Përmbledhje], zgjedhni projektin dhe periudhën dhe klikoni mbi butonin "Krijo abstraktin". Nga ana tjetër, këtë mund ta arrini edhe përmes butonit korrespondues në një projekt.

Ilustrim: Kufizimi i periudhës dhe selektimi i projektit

Verpura do t'ju shfaq një abstrakt për të gjitha regjistrimet për projektin e selektuar gjatë kësaj periudhe.

Ilustrim: Pasqyra e të gjitha regjistrimeve të projektit të selektuara gjatë kësaj periudhe

Selektoni në të majtë regjistrimet që dëshironi t'i transferoni në faturë dhe klikoni mbi butonin "Krijo faturë". Vazhdoni që ta kompletoni faturën.

Fatura nga një ofertë

Ekzistojnë tri mënyra për të krijuar faturën nga një ofertë:

Nëse ju ende keni nevojë për të ndryshuar mallrat e kuotuar, është shumë e dobishme që të gjenerohet një projekt nga kuotimi. Pastaj vazhdoni si në "Faturën e Projektit".
Nëse ju duhet të bashkangjitni një fletë-dërgesë, mund të krijoni direkt një fletë-dërgesë nga kuotimi dhe pastaj faturojeni atë - vazhdoni në "Fatura nga fletë-dërgesa".
Ju gjithashtu mund të faturoni një ofertë direkt, thjesht klikoni në butonin "Gjenero faturën nga oferta".

Fatura nga një urdhër-liferim

Për të krijuar një faturë nga një urdhër-liferim, klikoni në butonin "Krijo faturë" mbi urdhër-liferim.

Fatura nga një porosi e klientit

Edhe me një porosi të klientit ju keni tre mënyra të ndryshme për të tarifuar këtë:

Gjeneroni një ofertë nga porosia e klientit dhe vazhdoni ne "Fatura nga një ofertë"
Gjeneroni një urdhër-liferim nga porosia e klientit dhe vazhdoni në "Fatura nga urdhër-liferimi"
Ose klikoni drejtpërdrejt në porosinë e klientit në butonin "Krijo faturë" për të krijuar faturën direkt.

Stoqet

Diagrami në vijim tregon cilat module të Verpura-s ndryshojnë stoqet e produkteve. Në Verpura, stoqet e çdo depoje trajtohen veç e veç. Ndërsa rezerva e çdo produkti dhe deponie llogaritet, depoja është qendra e diagramit. Nëse kompania juaj nuk ka depo të ndryshme ju mund të punoni me një depo qëndrore.

Stoqet e prodhimeve tuaja reduktohen kur krijoni një projekt nga një ofertë dhe selektoni produktin që do të kaloni në projekt:
Produktet gjithashtu merren nga depoja kur krijoni një faturë nga një ofertë. Nëse anuloni një faturë, produktet kthehen në depo.
Shuma e produkteve në depon tuaj do të reduktohet kur ta regjistroni një produkt në një projekt:

Nëse anuloni një projekt-faturë, produktet kthehen në depo.
Blerjet dalëse mund të përdoren për të porositur produktet nga furnitorët tuaj dhe për të menaxhuar automatikisht stoqet për produktet e blera. Këto produkte shtohen në depon tuaj kur ta ndryshoni statusin e një blerjeje dalëse në të "përfunduar".
Produktet merren nga depoja kur vendosni statusin e një blerje hyrëse në "dërguar / përfunduar".
Ju mund ta përshtasni stokun e produkteve tuaja në modulin e menaxhimit të produktit të Verpura-s në fushën "Shto ose modifiko nivelin e depos"

Për të shtuar produkte, shkruani një sasi pozitive në fushën "Sasia", gjersa nëse dëshironi të zvogëloni sasinë e produkteve shënoni një numër negativ.
Nëse bëni një shitje me para të gatshme ose faturë të klientit, produktet gjithashtu merren nga depoja juaj. Nëse anuloni faturën, produktet kthehen në depo.
Gjendja e produkteve në një porosi të liferimitdo të reduktohet kur vendosni statusin në të "liferuar".

Përfundojeni faturën

Pasi ta keni krijuar një faturë, Verpura ju tregon një maskë për ta përfunduar faturën.

Ilustrim: Përfundimi i faturës

Kontrolloni këtu të dhënat e klientit dhe shkruani të dhënat e pagesës, periudhën e prodhimit, etj.

Bllok-tekstet

Këtu mund të shkruani edhe bllok-tekstet për kryetitullin ose nëntitullin e faturës tuaj. Këto tekste pastaj shtypen para dhe pas artikujve të faturës, dhe mund të jenë p.sh. tekste hyrëse, shpjegime shtesë, etj. Frazat e përdorura shpesh mund të jenë të paracaktuara - mund të përcaktoni bllok-tekste të mëtejme standarde, ose të menaxhoni bllok-tekstet duke klikuar në tabularin "Bllok-tekst" nën Menunë [Fillo] - [Parametrat].

Pastaj selekto një nga bllok-tekstet e paracaktuara nga kutia e selektimit dhe klikoni mbi butonin e gjelbër për të vendosur bllok-tekst në fund të fushës së tekstit. Ju gjithashtu mund ta ndryshoni këtë tekst ose nuk duhet të përdorni një bllok-tekst, kështu mund të shkruani tekstin tuaj.

Ilustrim: Modifikimi i bllok-teksteve

Adresa e liferimit

Shpesh ndodh që adresa e liferimit dhe adresa e faturimit të jenë të ndryshme. Në këtë rast, ju mund të përcaktoni një ose më shumë adresa të liferimit për një kontakt, e cila pastaj do të shfaqet në faturë. Adresa e faturimit gjithmonë përdoret për adresën kryesore të kontaktit.

Pastaj klikoni në butonin "Ruaj faturën".

Verpura tani gjeneron një draft të faturës në të cilin mund të përdorësh butonin "Parapamje e PDF-it" për të paraparë faturën tënde, për të përpunuar përsëri detajet e faturës ose për të fshirë të gjithë faturën.

Ilustrim: Redaktimi i faturës së përkohshme

Caktimi i numrit të faturës

Nëse i keni shkruar të gjitha detajet e faturës në mënyrë korrekte, klikoni në butonin "Cakto numrin e faturës". Ju lutem vini re që sapo sistemi të lëshojë një numër fature, NUK mund të bëhen më ndryshime, me përjashtim të një ndryshimi në statusin e faturës.

Pastaj mund të shtypni ose të shkarkoni faturën e përfunduar duke klikuar në butonin "Fatura (PDF)" ose selektoni skedarin përkatës PDF nën menunë [Skedarë] - [Menaxhimi i skedarëve në të gjithë kompaninë] në dosjen "Faturat".

Ilustrim: Ndryshimi i faturës origjinale

Ja një shembull se si një faturë mund të duket si një skedar PDF. Dizajnet mund të ndryshohen sipas dëshirës tuaj!

Ilustrimi: Fatura si skedar PDF

Statusi i faturës

• E pa-përfunduar: Faturat e pa-përfunduara ende nuk i kanë të specifikuara të gjitha detajet e faturës - Klikoni në një faturë të pa-përfunduar dhe vazhdoni në hapin „Fatura e plotë“

• E hapur: Faturat e hapura janë të plotësuara, por nuk janë paguar ende. Ju mund ta ndryshoni statusin e faturave të hapura në "Nga klienti", ose mund t'i vendosni direkt në "Të paguara" ose "Të anuluara".

• Te klienti: Ky status është opsional, dhe ju mund ta përdorni si një hap ndërmjetësimi nëse një faturë tashmë është dërguar tek klienti.

• E paguar: Nëse vendosni një faturë në 'e paguar', konsiderohet të jetë e përfunduar - në menaxhimin e dokumenteve Verpura, një hyrje e re e dokumentit është krijuar automatikisht për këtë faturë.

• E anuluar: Nëse keni lëshuar faturë pa dashje, mund ta cilësoni statusin 'e anuluar'. Faturat e anuluara gjithashtu konsiderohen të përfunduara.

Nënshkrimi në XML

Nënshkruani në XML nëse keni një kartë civile të aktivizuar. Mund të përdorni butonin "Nënshkruaj në XML" për të nënshkruar në mënyrë digjitale skedarin XML të faturës - Vini re se një formë digjitale, p.sh. faturimi me e-mail në Austri është i vlefshëm vetëm nëse është nënshkruar në mënyrë digjitale.

Ilustrim: Krijimi i nënshkrimi

Faturat e përsëritura

Nëse duhet të lëshosh vazhdimisht një faturë në intervale të rregullta, këtë mund ta bëni duke përdorur butonin "Krijo faturë të përsëritur" si për dizajnin e faturës ashtu edhe për një faturë për të cilën tashmë është caktuar një numër fature.

Ilustrim: Krijimi i faturës përsëritëse

Vetëm shkruani datën e fillimit dhe intervalin kohor dhe klikoni mbi "Krijo faturë të përsëritur". Kjo llogari është p.sh. nga 20 gusht 2012 çdo 14 ditë. Zgjedhni p.sh. 01.01.2012, në intervalin kohor zgjedhni opsionin "muaj" dhe shkruani "1" në fushën e tekstit, fatura do të krijohet nga data 01.01.2012 në 01 të çdo muaji.

Fatura e pjesshme

Për faturat që nuk janë krijuar për një shitje me para të gatshme, është e mundur të krijohen fatura të pjesshme. Në pamjen e detajuar të faturës, shfaqet një buton "Krijo faturë të pjesshme". Këtu mund të shkruani ose një vlerë absolute ose një përqindje për shumën e faturës së pjesshme, dhe pastaj e përfundoni faturën.

Ilustrim: Krijimi i faturave të pjesshme

Si zgjerim në Verpura ju mund ta përdorni interfejsin nga kompania Sermocore. Sermocore ofron mundësinë që në formë dixhitale të transferohen të gjitha llogaritë (fatura, oferta, porosi, etj.) tek klientët e korporatës. Klientët pastaj mund t'i përdorin këto të dhëna dhe t'i importojnë automatikisht në programin e tyre. Formati i skedarit të kontabilitetit gjithashtu mund të ndryshohet - pikërisht në këtë format, që mbështetet nga kompania e juaj partnere. Kjo veçori është një zgjerim i vERPuras - Na kontaktoni për shtimin e këtij moduli tek përdoruesi juaj.